On nous demande presque tous les jours ce que l’on utilise pour notre gestion de projet.

En fait, ce sujet a quasiment mis le feu dans une récente conversation avec quelques co-workers de mon espace de travail… parce qu’il y a tellement d’approches différentes de la planification et du management et que si vous êtes aussi nerd que moi, vous allez vouloir trouver le meilleur système.

Je sais que c’est un sujet qui vous intéresse et que derrière vos écrans d’ordinateurs, vous écrivez probablement vos trois objectifs quotidiens sur un bloc spirale.

Rien d’exceptionnel.

J’hésite toujours à partager ce que j’utilise et pourquoi… Parce que, pour être honnête, j’ai passé beaucoup de temps à essayer des outils, et je continue à en essayer de nouveaux de temps en temps.

Vous êtes prêts?

Ne me jetez pas la première pierre: il n’y a AUCUN outil qui fonctionne mieux que tous les autres. La MEILLEURE méthode pour manager, planifier et gérer vos projets est simplement de trouver QUELQUE CHOSE qui vous convient ; et de le garder.

Je me souviens d’un conseil que j’ai entendu une fois dans un webinar: ayez un carnet que vous apportez avec vous à des conférences, et remplissez le. N’en démarrez pas un nouveau à chaque fois. Utilisez le même, comme ça vous éviterez de vous perdre et de vous demander « c’est dans lequel déjà? »

Pareil avec la planification: choisissez ce qui fonctionne pour vous et gardez votre méthode.

Planification: que choisir?

J’utilise deux choses pour choisir mon outil de planification: ma personnalité/mon humeur et le projet.

Il n’existe pas de manière parfaite, mais, au moins, quand je sais ce que j’aime et ce pour quoi je vais l’utiliser, je suis capable de maximiser mon utilisation d’un outil qui me correspond.

On pourrait avoir une conversation entière sur la planification liée à la personnalité, mais aujourd’hui je vais me contenter de rester sur l’approche « environnement qui me parait naturel », et « ce qui correspond à mon humeur du jour ».

Pour les visuels…

Vous aimez les post-its? Vous faites beaucoup de gribouillis? Vous faites des mind-maps sur des serviettes en papier? Vous êtes probablement un visuel. Si vous pensez que vous faites partie de cette catégorie, Trello est fait pour vous.

Trello, c’est le genre d’outil dont je me demande comment je faisais sans. Quand je dis visuel, je me mens pas. On est toujours dans une liste, mais le système de cartes et l’interface globale est extrêmement user-friendly.

Avantages:

  • Vous pouvez vous montrer créatifs sur la vue en ajoutant ce que vous souhaitez sur vos cartes
  • Vous pouvez passer facilement les cartes d’une liste à l’autre
  • Dès que vous pensez à quelque chose, vous pouvez l’ajouter sur une carte et dans une colonne « to-do ». Excellent outil pour travailler en petite équipe!

Inconvénients:

  • Vous ne pouvez rien y créer vraiment. J’utilise souvent l’intégration à Google Drive, Dropbox ou Evernote.
  • Pas de vue « calendrier » sauf si on installe l’extension appropriée
  • Le système de notification peu être un peu hasardeux. Vous pouvez voir que quelque chose a été modifié, ou pas. Il peut être frustrant de devoir regarder toutes les cartes pour voir ou et quand quelqu’un a modifié quelque chose.

Les meilleurs projets pour Trello: lancements de produits/services, redesign de sites webs, calendrier éditoriaux…

Pour les traditionnels…

Vous avez utilisé des outils de gestion de projets dans vos anciens postes? Vous êtes habitués à la structure, aux listes, aux lignes et aimez voir les données dans différents formats? De plus, vous aimez qu’on vous sonne les cloches quand vous êtes en retard sur quelque chose?

Wrike est l’un de ces outils qui peut faire un peu peur au départ, mais une fois que vous en avez compris les raccourcis, vous vous rendez compte de ses capacités: intégration avec votre email, calendrier, Google Drive… Même Excel, si vous souhaitez exporter vos listes de tâches.

Plus vous avez de gens dans votre équipe ou de projets dans votre escarcelle, plus Wrike vous paraitra génial.

Avantages:

  • Être en mesure d’envoyer des tâches par email aux gens et qu’elles s’intègrent automatiquement dans Wrike, de la bonne manière, est plutôt cool. C’est là que certains tombent amoureux de Wrike: s’envoyer des emails sur les choses à faire et les voir s’intégrer facilement depuis la boite de réception dans le système.
  • La version gratuite peut aller jusqu’à cinq utilisateurs, ce qui est top pour les entrepreneurs qui sont en mode bootstrap.

Inconvénients:

  • La partie qui m’a fait hésiter c’est le manque de vision claire de la suite: demain, la semaine prochaine, plus tard… (possible qu’ils aient amélioré ça depuis…)
  • À moins que vous ne soyez en mode diagramme de Gantt, ou en vue par personne, vous ne pouvez pas vraiment savoir ce que vous allez avoir à faire par la suite. Et, je ne sais pas vous, mais les diagramme de Gantt, moi, je ne suis pas fan.
  • Enfin, si vous attachez beaucoup d’images sur votre tâche dans Wrike, les coûts peuvent vite monter (faites des liens vers les images au lieu de les attacher, si vous voulez économiser).

Les projets qui fonctionnent bien avec Wrike sont ceux qui ont agenda plus linéaire avec beaucoup de parties amovibles.

Pour les débutants

Vous êtes sensibles: vous aimez les choses faciles à utiliser, un petit peu de visuel, un petit peu de listes, et vous voulez facilement regrouper différents types de profils.

Basecamp est fun. Je sais, ça à l’air très geek de dire ça. Mais c’est fun de cliquer sur leur interface. C’est facile d’intégrer des projets. Ils vivent tous dans des blocs séparés.

Si vous équipe est plutôt Mac que PC, ils adoreront le look clean de Basecamp. C’est juste bon. Et, en plus, il y a des tas d’outils qui permettent de l’utiliser aussi bien lorsqu’on est un visuel que lorsqu’on est un maniaque des listes.

Avantages:

  • L’environnement est parfait pour la collaboration. J’ai apprécié de l’utiliser à chaque fois que je dois travailler avec une équipe externe.
  • Beaucoup d’assistante virtuelles sont formées pour l’utiliser.

Inconvénients:

  • Si vous n’aimez pas les listes, oubliez Basecamp
  • C’est un peu plus cher. Vous pouvez faire le même type de management par liste dans Google Drive, Evernote et d’autres services gratuits. C’est toujours le coût qui m’y fait réfléchir à deux fois.

Les projets qui fonctionnent bien pour Basecamp: ceux qui ont un tas de collaborateurs qui travaillent tous sur des aspects différent du projet.

Quelques suggestions additionnelles…

  • Vous travaillez seul et voulez garder un oeil sur votre liste de tâches: Wunderlist est imbattable.
  • Un outil de planification gratuit qui fonctionne bien et sur lequel vous pouvez intégrer des membres de votre équipe: Asana!
  • Et pour les puristes… l’outil originel: une simple feuille de calcul sur Excel ou Google Docs.

Au final

Quoique vous choisissiez, faites un choix rapide et tenez-vous y un moment. Il n’y a pas d’outil de planification parfait et vous pourriez être tentés de passer de l’un à l’autre, mais vous ne feriez que perdre du temps à tout réapprendre.