Gestion de projet: choisir le bon outil pour ne pas s’éparpiller

Gestion de projet: choisir le bon outil pour ne pas s’éparpiller

On nous demande presque tous les jours ce que l’on utilise pour notre gestion de projet.

En fait, ce sujet a quasiment mis le feu dans une récente conversation avec quelques co-workers de mon espace de travail… parce qu’il y a tellement d’approches différentes de la planification et du management et que si vous êtes aussi nerd que moi, vous allez vouloir trouver le meilleur système.

Je sais que c’est un sujet qui vous intéresse et que derrière vos écrans d’ordinateurs, vous écrivez probablement vos trois objectifs quotidiens sur un bloc spirale.

Rien d’exceptionnel.

J’hésite toujours à partager ce que j’utilise et pourquoi… Parce que, pour être honnête, j’ai passé beaucoup de temps à essayer des outils, et je continue à en essayer de nouveaux de temps en temps.

Vous êtes prêts?

Ne me jetez pas la première pierre: il n’y a AUCUN outil qui fonctionne mieux que tous les autres. La MEILLEURE méthode pour manager, planifier et gérer vos projets est simplement de trouver QUELQUE CHOSE qui vous convient ; et de le garder.

Je me souviens d’un conseil que j’ai entendu une fois dans un webinar: ayez un carnet que vous apportez avec vous à des conférences, et remplissez le. N’en démarrez pas un nouveau à chaque fois. Utilisez le même, comme ça vous éviterez de vous perdre et de vous demander « c’est dans lequel déjà? »

Pareil avec la planification: choisissez ce qui fonctionne pour vous et gardez votre méthode.

Planification: que choisir?

J’utilise deux choses pour choisir mon outil de planification: ma personnalité/mon humeur et le projet.

Il n’existe pas de manière parfaite, mais, au moins, quand je sais ce que j’aime et ce pour quoi je vais l’utiliser, je suis capable de maximiser mon utilisation d’un outil qui me correspond.

On pourrait avoir une conversation entière sur la planification liée à la personnalité, mais aujourd’hui je vais me contenter de rester sur l’approche « environnement qui me parait naturel », et « ce qui correspond à mon humeur du jour ».

Pour les visuels…

Vous aimez les post-its? Vous faites beaucoup de gribouillis? Vous faites des mind-maps sur des serviettes en papier? Vous êtes probablement un visuel. Si vous pensez que vous faites partie de cette catégorie, Trello est fait pour vous.

Trello, c’est le genre d’outil dont je me demande comment je faisais sans. Quand je dis visuel, je me mens pas. On est toujours dans une liste, mais le système de cartes et l’interface globale est extrêmement user-friendly.

Avantages:

  • Vous pouvez vous montrer créatifs sur la vue en ajoutant ce que vous souhaitez sur vos cartes
  • Vous pouvez passer facilement les cartes d’une liste à l’autre
  • Dès que vous pensez à quelque chose, vous pouvez l’ajouter sur une carte et dans une colonne « to-do ». Excellent outil pour travailler en petite équipe!

Inconvénients:

  • Vous ne pouvez rien y créer vraiment. J’utilise souvent l’intégration à Google Drive, Dropbox ou Evernote.
  • Pas de vue « calendrier » sauf si on installe l’extension appropriée
  • Le système de notification peu être un peu hasardeux. Vous pouvez voir que quelque chose a été modifié, ou pas. Il peut être frustrant de devoir regarder toutes les cartes pour voir ou et quand quelqu’un a modifié quelque chose.

Les meilleurs projets pour Trello: lancements de produits/services, redesign de sites webs, calendrier éditoriaux…

Pour les traditionnels…

Vous avez utilisé des outils de gestion de projets dans vos anciens postes? Vous êtes habitués à la structure, aux listes, aux lignes et aimez voir les données dans différents formats? De plus, vous aimez qu’on vous sonne les cloches quand vous êtes en retard sur quelque chose?

Wrike est l’un de ces outils qui peut faire un peu peur au départ, mais une fois que vous en avez compris les raccourcis, vous vous rendez compte de ses capacités: intégration avec votre email, calendrier, Google Drive… Même Excel, si vous souhaitez exporter vos listes de tâches.

Plus vous avez de gens dans votre équipe ou de projets dans votre escarcelle, plus Wrike vous paraitra génial.

Avantages:

  • Être en mesure d’envoyer des tâches par email aux gens et qu’elles s’intègrent automatiquement dans Wrike, de la bonne manière, est plutôt cool. C’est là que certains tombent amoureux de Wrike: s’envoyer des emails sur les choses à faire et les voir s’intégrer facilement depuis la boite de réception dans le système.
  • La version gratuite peut aller jusqu’à cinq utilisateurs, ce qui est top pour les entrepreneurs qui sont en mode bootstrap.

Inconvénients:

  • La partie qui m’a fait hésiter c’est le manque de vision claire de la suite: demain, la semaine prochaine, plus tard… (possible qu’ils aient amélioré ça depuis…)
  • À moins que vous ne soyez en mode diagramme de Gantt, ou en vue par personne, vous ne pouvez pas vraiment savoir ce que vous allez avoir à faire par la suite. Et, je ne sais pas vous, mais les diagramme de Gantt, moi, je ne suis pas fan.
  • Enfin, si vous attachez beaucoup d’images sur votre tâche dans Wrike, les coûts peuvent vite monter (faites des liens vers les images au lieu de les attacher, si vous voulez économiser).

Les projets qui fonctionnent bien avec Wrike sont ceux qui ont agenda plus linéaire avec beaucoup de parties amovibles.

Pour les débutants

Vous êtes sensibles: vous aimez les choses faciles à utiliser, un petit peu de visuel, un petit peu de listes, et vous voulez facilement regrouper différents types de profils.

Basecamp est fun. Je sais, ça à l’air très geek de dire ça. Mais c’est fun de cliquer sur leur interface. C’est facile d’intégrer des projets. Ils vivent tous dans des blocs séparés.

Si vous équipe est plutôt Mac que PC, ils adoreront le look clean de Basecamp. C’est juste bon. Et, en plus, il y a des tas d’outils qui permettent de l’utiliser aussi bien lorsqu’on est un visuel que lorsqu’on est un maniaque des listes.

Avantages:

  • L’environnement est parfait pour la collaboration. J’ai apprécié de l’utiliser à chaque fois que je dois travailler avec une équipe externe.
  • Beaucoup d’assistante virtuelles sont formées pour l’utiliser.

Inconvénients:

  • Si vous n’aimez pas les listes, oubliez Basecamp
  • C’est un peu plus cher. Vous pouvez faire le même type de management par liste dans Google Drive, Evernote et d’autres services gratuits. C’est toujours le coût qui m’y fait réfléchir à deux fois.

Les projets qui fonctionnent bien pour Basecamp: ceux qui ont un tas de collaborateurs qui travaillent tous sur des aspects différent du projet.

Quelques suggestions additionnelles…

  • Vous travaillez seul et voulez garder un oeil sur votre liste de tâches: Wunderlist est imbattable.
  • Un outil de planification gratuit qui fonctionne bien et sur lequel vous pouvez intégrer des membres de votre équipe: Asana!
  • Et pour les puristes… l’outil originel: une simple feuille de calcul sur Excel ou Google Docs.

Au final

Quoique vous choisissiez, faites un choix rapide et tenez-vous y un moment. Il n’y a pas d’outil de planification parfait et vous pourriez être tentés de passer de l’un à l’autre, mais vous ne feriez que perdre du temps à tout réapprendre.

De salarié à entrepreneur, pouvez-vous vous le permettre?

De salarié à entrepreneur, pouvez-vous vous le permettre?

Se lancer dans une création d’entreprise est super excitant. Vous travaillez plus dur que jamais à transformer votre plan en actions, et à proposer vos talents au monde entier.

Cependant, à moins que vous ne soyez entrain de lancer la dernière innovation hi-tech dans laquelle Xavier Niel va investir, vous avez probablement toujours un (vrai) emploi. Après tout, if faut bien payer le loyer en attendant que la mayonnaise prenne.

Et, j’en suis sûre, d’être coincé dans votre « vrai travail » vous donne des fourmies dans les jambes. Vous commencez à vous dire que votre temps est précieux et qu’il devrait être passé à travailler sur votre rêve, et pas celui des autres. Faire le grand plongeon vers l’entrepreneuriat est tentant mais risqué, vous le savez.

Comment savoir si vous pouvez faire le saut de salarié à entrepreneur?

Voici un plan étape-par-étape pour vous aider à vous lancer:

1. Évaluez vos dépenses mensuelles (sans tricher)

Une grosse erreur que font les « jeunes » entrepreneurs, c’est de penser qu’ils peuvent vivre d’entrepreneuriat et d’eau fraîche après avoir quitté leur « vrai travail ». Après tout, on peut se nourrir de pommes-de-terre, se priver et ne plus sortir pendant un moment… non?

C’est sans compter les surprises que la vie peut vous réserver.

Sachant cela, on survit mieux quand on est préparé. Trackez vos VRAIES dépenses pendant un mois, en incluant les achats impromptus comme un cadeau, une soirée en ville, des réparations sur votre voiture, et les moments d’impulsion…

Pensez aussi aux dépenses liées à votre nouveau statut comme les cotisations sociales et les assurances…

2. Mettez de côté six mois de « frais de vie »

Six mois peut se révéler être une somme énorme, mais avec ce matelas de secours, vous serez prêt à faire face à de nombreuses situations.

Vos économies vous permettront de ne pas retourner à la case départ (et derrière le bureau de quelqu’un d’autre) si vous premiers clients font volte-face, si vous avez un mauvais moment à passer ou si votre voiture se met inopinément à faire des étincelles quand vous mettez le contact (histoire vraie).

3. Trouvez suffisamment de clients pour couvrir vos dépenses pour trois mois consécutifs

C’est l’étape la plus importante.

Avoir trois mois consécutifs de travail prouve que votre idée tiens la route, qu’il y a un marché pour vos service, que votre positionnement prix est juste, et que votre marketing fonctionne.

De plus, si vous êtes capable d’atteindre cela en même temps que votre « vrai travail », imaginez ce que vous serez capable d’accomplir quand vous vous y consacrerez à temps plein.

4. Rappelez-vous les A-B-M: Always Be Marketing!

Quand le fichier client commence à se remplir, on a souvent tendance à couper le robinet du marketing. Après tout, si vous avez déjà un « vrai travail », que vous vous occupez de vos clients existants, et que vous essayez de conserver un minimum de vie sociale ou familiale… vous n’avez probablement pas beaucoup de temps pour penser à votre marketing.

Le problème avec ça, c’est que pas de marketing = pas de nouveaux clients. Et sans nouveaux clients en vue, vous allez vite vous retrouver dans un cercle vicieux de « ventre plein, ventre vide ».

Des programmes d’accompagnement comme ceux que propose United Job Nation, sont là pour vous accompagner dans la découverte de la parfaite équation produit/marché. Cette combinaison veut dire que vous trouverez des clients avant et après votre grand saut!

En conclusion…

Il est souvent frustrant pour les entrepreneurs d’avoir un « vrai travail » quand, tout ce que l’on souhaite, c’est de se consacrer à temps plein à son propre projet. Vous pouvez vous permettre de faire le grand saut, après avoir atteint quelques étapes importante: six mois d’économies sur un compte en banque, trois mois de profitabilité sur le projet, et l’engagement sur un plan marketing sur la durée.

Avec ces étapes, vous vous assurez une transition plus souple et plus durable d’employé à entrepreneur.

Vous avez d’autres conseils à donner aux salariés qui veulent faire le grand saut? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous!