Gestion de projet: choisir le bon outil pour ne pas s’éparpiller

Gestion de projet: choisir le bon outil pour ne pas s’éparpiller

On nous demande presque tous les jours ce que l’on utilise pour notre gestion de projet.

En fait, ce sujet a quasiment mis le feu dans une récente conversation avec quelques co-workers de mon espace de travail… parce qu’il y a tellement d’approches différentes de la planification et du management et que si vous êtes aussi nerd que moi, vous allez vouloir trouver le meilleur système.

Je sais que c’est un sujet qui vous intéresse et que derrière vos écrans d’ordinateurs, vous écrivez probablement vos trois objectifs quotidiens sur un bloc spirale.

Rien d’exceptionnel.

J’hésite toujours à partager ce que j’utilise et pourquoi… Parce que, pour être honnête, j’ai passé beaucoup de temps à essayer des outils, et je continue à en essayer de nouveaux de temps en temps.

Vous êtes prêts?

Ne me jetez pas la première pierre: il n’y a AUCUN outil qui fonctionne mieux que tous les autres. La MEILLEURE méthode pour manager, planifier et gérer vos projets est simplement de trouver QUELQUE CHOSE qui vous convient ; et de le garder.

Je me souviens d’un conseil que j’ai entendu une fois dans un webinar: ayez un carnet que vous apportez avec vous à des conférences, et remplissez le. N’en démarrez pas un nouveau à chaque fois. Utilisez le même, comme ça vous éviterez de vous perdre et de vous demander « c’est dans lequel déjà? »

Pareil avec la planification: choisissez ce qui fonctionne pour vous et gardez votre méthode.

Planification: que choisir?

J’utilise deux choses pour choisir mon outil de planification: ma personnalité/mon humeur et le projet.

Il n’existe pas de manière parfaite, mais, au moins, quand je sais ce que j’aime et ce pour quoi je vais l’utiliser, je suis capable de maximiser mon utilisation d’un outil qui me correspond.

On pourrait avoir une conversation entière sur la planification liée à la personnalité, mais aujourd’hui je vais me contenter de rester sur l’approche « environnement qui me parait naturel », et « ce qui correspond à mon humeur du jour ».

Pour les visuels…

Vous aimez les post-its? Vous faites beaucoup de gribouillis? Vous faites des mind-maps sur des serviettes en papier? Vous êtes probablement un visuel. Si vous pensez que vous faites partie de cette catégorie, Trello est fait pour vous.

Trello, c’est le genre d’outil dont je me demande comment je faisais sans. Quand je dis visuel, je me mens pas. On est toujours dans une liste, mais le système de cartes et l’interface globale est extrêmement user-friendly.

Avantages:

  • Vous pouvez vous montrer créatifs sur la vue en ajoutant ce que vous souhaitez sur vos cartes
  • Vous pouvez passer facilement les cartes d’une liste à l’autre
  • Dès que vous pensez à quelque chose, vous pouvez l’ajouter sur une carte et dans une colonne « to-do ». Excellent outil pour travailler en petite équipe!

Inconvénients:

  • Vous ne pouvez rien y créer vraiment. J’utilise souvent l’intégration à Google Drive, Dropbox ou Evernote.
  • Pas de vue « calendrier » sauf si on installe l’extension appropriée
  • Le système de notification peu être un peu hasardeux. Vous pouvez voir que quelque chose a été modifié, ou pas. Il peut être frustrant de devoir regarder toutes les cartes pour voir ou et quand quelqu’un a modifié quelque chose.

Les meilleurs projets pour Trello: lancements de produits/services, redesign de sites webs, calendrier éditoriaux…

Pour les traditionnels…

Vous avez utilisé des outils de gestion de projets dans vos anciens postes? Vous êtes habitués à la structure, aux listes, aux lignes et aimez voir les données dans différents formats? De plus, vous aimez qu’on vous sonne les cloches quand vous êtes en retard sur quelque chose?

Wrike est l’un de ces outils qui peut faire un peu peur au départ, mais une fois que vous en avez compris les raccourcis, vous vous rendez compte de ses capacités: intégration avec votre email, calendrier, Google Drive… Même Excel, si vous souhaitez exporter vos listes de tâches.

Plus vous avez de gens dans votre équipe ou de projets dans votre escarcelle, plus Wrike vous paraitra génial.

Avantages:

  • Être en mesure d’envoyer des tâches par email aux gens et qu’elles s’intègrent automatiquement dans Wrike, de la bonne manière, est plutôt cool. C’est là que certains tombent amoureux de Wrike: s’envoyer des emails sur les choses à faire et les voir s’intégrer facilement depuis la boite de réception dans le système.
  • La version gratuite peut aller jusqu’à cinq utilisateurs, ce qui est top pour les entrepreneurs qui sont en mode bootstrap.

Inconvénients:

  • La partie qui m’a fait hésiter c’est le manque de vision claire de la suite: demain, la semaine prochaine, plus tard… (possible qu’ils aient amélioré ça depuis…)
  • À moins que vous ne soyez en mode diagramme de Gantt, ou en vue par personne, vous ne pouvez pas vraiment savoir ce que vous allez avoir à faire par la suite. Et, je ne sais pas vous, mais les diagramme de Gantt, moi, je ne suis pas fan.
  • Enfin, si vous attachez beaucoup d’images sur votre tâche dans Wrike, les coûts peuvent vite monter (faites des liens vers les images au lieu de les attacher, si vous voulez économiser).

Les projets qui fonctionnent bien avec Wrike sont ceux qui ont agenda plus linéaire avec beaucoup de parties amovibles.

Pour les débutants

Vous êtes sensibles: vous aimez les choses faciles à utiliser, un petit peu de visuel, un petit peu de listes, et vous voulez facilement regrouper différents types de profils.

Basecamp est fun. Je sais, ça à l’air très geek de dire ça. Mais c’est fun de cliquer sur leur interface. C’est facile d’intégrer des projets. Ils vivent tous dans des blocs séparés.

Si vous équipe est plutôt Mac que PC, ils adoreront le look clean de Basecamp. C’est juste bon. Et, en plus, il y a des tas d’outils qui permettent de l’utiliser aussi bien lorsqu’on est un visuel que lorsqu’on est un maniaque des listes.

Avantages:

  • L’environnement est parfait pour la collaboration. J’ai apprécié de l’utiliser à chaque fois que je dois travailler avec une équipe externe.
  • Beaucoup d’assistante virtuelles sont formées pour l’utiliser.

Inconvénients:

  • Si vous n’aimez pas les listes, oubliez Basecamp
  • C’est un peu plus cher. Vous pouvez faire le même type de management par liste dans Google Drive, Evernote et d’autres services gratuits. C’est toujours le coût qui m’y fait réfléchir à deux fois.

Les projets qui fonctionnent bien pour Basecamp: ceux qui ont un tas de collaborateurs qui travaillent tous sur des aspects différent du projet.

Quelques suggestions additionnelles…

  • Vous travaillez seul et voulez garder un oeil sur votre liste de tâches: Wunderlist est imbattable.
  • Un outil de planification gratuit qui fonctionne bien et sur lequel vous pouvez intégrer des membres de votre équipe: Asana!
  • Et pour les puristes… l’outil originel: une simple feuille de calcul sur Excel ou Google Docs.

Au final

Quoique vous choisissiez, faites un choix rapide et tenez-vous y un moment. Il n’y a pas d’outil de planification parfait et vous pourriez être tentés de passer de l’un à l’autre, mais vous ne feriez que perdre du temps à tout réapprendre.

De salarié à entrepreneur, pouvez-vous vous le permettre?

De salarié à entrepreneur, pouvez-vous vous le permettre?

Se lancer dans une création d’entreprise est super excitant. Vous travaillez plus dur que jamais à transformer votre plan en actions, et à proposer vos talents au monde entier.

Cependant, à moins que vous ne soyez entrain de lancer la dernière innovation hi-tech dans laquelle Xavier Niel va investir, vous avez probablement toujours un (vrai) emploi. Après tout, if faut bien payer le loyer en attendant que la mayonnaise prenne.

Et, j’en suis sûre, d’être coincé dans votre « vrai travail » vous donne des fourmies dans les jambes. Vous commencez à vous dire que votre temps est précieux et qu’il devrait être passé à travailler sur votre rêve, et pas celui des autres. Faire le grand plongeon vers l’entrepreneuriat est tentant mais risqué, vous le savez.

Comment savoir si vous pouvez faire le saut de salarié à entrepreneur?

Voici un plan étape-par-étape pour vous aider à vous lancer:

1. Évaluez vos dépenses mensuelles (sans tricher)

Une grosse erreur que font les « jeunes » entrepreneurs, c’est de penser qu’ils peuvent vivre d’entrepreneuriat et d’eau fraîche après avoir quitté leur « vrai travail ». Après tout, on peut se nourrir de pommes-de-terre, se priver et ne plus sortir pendant un moment… non?

C’est sans compter les surprises que la vie peut vous réserver.

Sachant cela, on survit mieux quand on est préparé. Trackez vos VRAIES dépenses pendant un mois, en incluant les achats impromptus comme un cadeau, une soirée en ville, des réparations sur votre voiture, et les moments d’impulsion…

Pensez aussi aux dépenses liées à votre nouveau statut comme les cotisations sociales et les assurances…

2. Mettez de côté six mois de « frais de vie »

Six mois peut se révéler être une somme énorme, mais avec ce matelas de secours, vous serez prêt à faire face à de nombreuses situations.

Vos économies vous permettront de ne pas retourner à la case départ (et derrière le bureau de quelqu’un d’autre) si vous premiers clients font volte-face, si vous avez un mauvais moment à passer ou si votre voiture se met inopinément à faire des étincelles quand vous mettez le contact (histoire vraie).

3. Trouvez suffisamment de clients pour couvrir vos dépenses pour trois mois consécutifs

C’est l’étape la plus importante.

Avoir trois mois consécutifs de travail prouve que votre idée tiens la route, qu’il y a un marché pour vos service, que votre positionnement prix est juste, et que votre marketing fonctionne.

De plus, si vous êtes capable d’atteindre cela en même temps que votre « vrai travail », imaginez ce que vous serez capable d’accomplir quand vous vous y consacrerez à temps plein.

4. Rappelez-vous les A-B-M: Always Be Marketing!

Quand le fichier client commence à se remplir, on a souvent tendance à couper le robinet du marketing. Après tout, si vous avez déjà un « vrai travail », que vous vous occupez de vos clients existants, et que vous essayez de conserver un minimum de vie sociale ou familiale… vous n’avez probablement pas beaucoup de temps pour penser à votre marketing.

Le problème avec ça, c’est que pas de marketing = pas de nouveaux clients. Et sans nouveaux clients en vue, vous allez vite vous retrouver dans un cercle vicieux de « ventre plein, ventre vide ».

Des programmes d’accompagnement comme ceux que propose United Job Nation, sont là pour vous accompagner dans la découverte de la parfaite équation produit/marché. Cette combinaison veut dire que vous trouverez des clients avant et après votre grand saut!

En conclusion…

Il est souvent frustrant pour les entrepreneurs d’avoir un « vrai travail » quand, tout ce que l’on souhaite, c’est de se consacrer à temps plein à son propre projet. Vous pouvez vous permettre de faire le grand saut, après avoir atteint quelques étapes importante: six mois d’économies sur un compte en banque, trois mois de profitabilité sur le projet, et l’engagement sur un plan marketing sur la durée.

Avec ces étapes, vous vous assurez une transition plus souple et plus durable d’employé à entrepreneur.

Vous avez d’autres conseils à donner aux salariés qui veulent faire le grand saut? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous!

Une équipe motivée pouvant m’apporter un challenge

Une équipe motivée pouvant m’apporter un challenge

Interview de Dalil Boudaoud, Directeur Artistique Junior chez UJN

United Job Nation : Qui êtes-vous ? Quel est votre parcours ?

Dalil Boudaoud : Je m’appelle Dalil Boudaoud, je suis actuellement en première année de mastère en direction artistique digital à l’école de Bellecour,  école d’arts et suis issu d’un BTS design graphique numérique et d’un Bac STI2D (développement durable).

UJN: Pourquoi avoir rejoint United Job Nation (UJN) ?

D.B. : Étant à la recherche d’un stage j’avais à coeur d’intégrer une équipe motivée pouvant m’apporter un challenge. Ce que j’ai trouvé ici en étant directeur artistique junior d’une boîte en pleine expansion et pleine d’ambition.

UJN : Quelles sont les valeurs que vous retrouvez chez UJN ?

D.B. : UJN se caractérise par son ambition, sa capacité à rebondir et s’adapter aux problèmes rencontrés, mais aussi par sa réactivité et sa capacité à ne jamais stagner, à démarcher des clients ou encore à s’ouvrir à de nouveaux horizons.

UJN : Comment intervenez-vous dans les projets ? 

D.B. : J’interviens en tant que directeur artistique junior d’UJN soit tout ce qui touche au graphisme numérique et print.

UJN : Comment voyez-vous United Job Nation dans deux ans ? Dans cinq ans ? 

D.B. : Dans 5 ans je pense qu’UJN aura atteint une certaine notoriété et aura fait ses preuves afin de s’imposer comme une réelle solution quant au replacement d’emplois. Je vois une grande équipe avec différents collaborateurs issus de différents milieux.

Parce que la meilleure manière de prédire le futur est de le créer

Parce que la meilleure manière de prédire le futur est de le créer

Interview de Audrey Julienne, co-fondatrice d’UJN

United Job Nation : Qui êtes-vous et quel est votre parcours ?

Audrey Julienne : Je m’appelle Audrey Julienne, et je suis la fondatrice de l’agence RDE Marketing, ainsi que l’une des co-fondatrice d’UJN.

Ma carrière a démarré dans la communication et la publicité, et m’a menée de l’autre côté de l’Atlantique pour prendre en charge le service marketing de Boiron USA. Après quatre ans au sein du laboratoire pharmaceutique, j’ai quitté le monde corporate et lancé ma première agence: Raison d’Être. Mon objectif était d’apporter des solutions marketing modernes aux TPE et PME de la région de Philadelphie, en m’appuyant sur les nouvelles technologies.

Après huit ans aux États-Unis, je suis rentrée à Lyon et ai créé RDE Marketing, mon second opus. Aujourd’hui nous sommes deux pour gérer une pluralité d’activités: conseil stratégique et marketing, community management, formation initiale et formation continue, animation de workshops autour de l’innovation et des méthodes lean. En parallèle des activités de RDE Marketing, j’accompagne depuis quatre ans des porteurs de projets entrepreneuriaux au sein d’incubateurs et de programmes d’accélération. Mon expertise porte spécifiquement sur la création de valeur, la conception et le design de produits et services, et la validation des couples produit-marché et business-marché.

UJN: Pourquoi avoir rejoint United Job Nation (UJN) ?

A. J. : Je partage des valeurs profondes avec mes associés, tant sur le point de vue méthodologique que sur la motivation intrinsèque de la création d’UJN. J’ai toujours pensé que si quelque chose ne fonctionne pas comme on le souhaite, plutôt que de se morfondre et d’attendre que quelqu’un fasse quelque chose, il fallait prendre des initiatives et changer le monde. L’idée de participer à la conception et au lancement de projets porteurs de ces valeurs au sein d’UJN m’enchante.

UJN : Quelles sont les valeurs que vous retrouvez chez UJN ?

A. J. : Comme le disait Peter Drucker: “la meilleure manière de prédire le futur est de le créer.” Le monde change, nos manières de travailler, voyager, consommer, vivre, prennent des directions plus respectueuses des valeurs sociales, sociétales et environnementales. Avec UJN, je veux être actrice de cette transition.

UJN: Comment intervenez-vous dans les projets ?

A. J. : J’interviens principalement sur la première phase de notre méthodologie. Par des ateliers de groupe et de l’accompagnement en face-à-face, je participe à la conception de la proposition de valeur, au test et au choix du fit problème-solution, puis à la validation du couple produit-marché. J’interviens aussi sur la mise en place et la validation du business model à travers les premiers prototypes.

UJN: Comment voyez-vous United Job Nation dans deux ans ? Dans cinq ans ?

A. J. : La plus belle preuve de réussite, à mes yeux, sera le lancement de projets viables et porteurs de nos valeurs. D’ici deux à cinq ans, j’anticipe que nous en aurons déjà plusieurs sur le marché et de nombreux en préparation. Nous serons devenus une réponse pour tous ceux qui ont envie de faire une différence dans le monde tout en démontrant d’un esprit entrepreneurial. Nous pourrons les former, les accompagner, voir leur fournir les idées et les projets qui leur permettront de mettre leur pierre à l’édifice de notre futur.

La mobilité urbaine des personnes en situation de handicap

La mobilité urbaine des personnes en situation de handicap

Interview de Florent Pautrat qui porte le projet “Save My Place” concernant la problématique de la mobilité urbaine

United Job Nation : Qui êtes-vous et quel est votre parcours ?

Florent Pautrat : « Bonjour, je m’appelle Florent Pautrat, je suis originaire de Chambéry en Savoie. J’habite Lyon depuis 4 ans maintenant.Je suis titulaire d’un Master 2 en droit immobilier et d’un Master spécialisé entrepreneuriat. Après avoir travaillé dans différentes start-up j’ai voulu me tourner vers un projet qui me tenait à coeur. Je désirais réfléchir sur la mobilité urbaine des personnes à mobilité réduite. »

UJN: Pourquoi ce projet ?

 F.P. : « J’ai pendant longtemps accompagné une personne à mobilité réduite et j’ai vu son état se dégrader en même temps que l’augmentation des incivilités. De plus, j’accompagne à titre bénévole une société qui propose des activités aux personnes en situation de handicap, régulièrement ces derniers me font part de leurs frustrations concernant leurs problématiques de déplacement. J’avais envie de trouver une solution qui pouvait convenir à tout le monde. »

UJNPourquoi avoir fait appel à United Job Nation (UJN) ?

 F.P. : « J’étais en recherche de personnes partageant les mêmes valeurs pour m’aider dans ma création d’entreprise. J’avais déjà eu l’occasion d’échanger avec Xavier et j’avais apprécié la transparence et la clarté dans son discours. En effet, UJN ne fait pas que prôner les valeurs HSE (ndlr. humaine, sociale et environnementale) elle les met en action au quotidien. C’est donc tout naturellement que j’ai fait appel à UJN pour développer mon projet. »

UJNComment UJN intervient-il dans votre projet ?

 F.P. : « UJN intervient sur les phases importantes en amont du projet notamment sur la phase d’idéation, que j’avais déjà réalisée en partie ainsi que sur la validation de mon marché. UJN m’oriente dans mes choix et m’accompagne dans mes prises de décision. Cela m’a permis d’éviter les écueils dans lesquels peuvent tomber les entrepreneurs. Son expérience en fait un vrai partenaire pour la création de mon projet d’entreprise.En partenariat avec UJN j’ai complété ma phase d’idéation, notamment grâce à une démarche empirique de l’analyse du problème que je souhaitais résoudre. Puis UJN m’a poussé à aller davantage « sur le terrain » pour valider mes constats et lever mes interrogations. Cette phase a été très instructive et j’ai pu me rendre compte que ma cible n’était pas tout à fait la bonne, ce qui m’a permis de pivoter. »

UJNPourquoi ce pivot ? 

 F.P. : « La solution A prévue à l’origine était dépendante de trop de facteurs et ne répondait pas exactement au besoin détecté lors des interviews, j’étais dans une impasse, je devais pivoter. UJN m’a beaucoup aidé dans cette phase difficile pour un entrepreneur. En concertation avec l’équipe j’ai décidé de changer l’orientation de la solution et de m’orienter vers le secteur des professionnels de santé toujours en relation avec l’humain, et les problèmes de société. »

UJNOù en est le projet aujourd’hui ? 

 F.P. : « Aujourd’hui Save My Place s’oriente vers l’accessibilité aux soins en milieu urbain. Notre solution va permettre aux professionnels de santé (infirmières, médecins, auxiliaires de vie…) de se garer partout, facilement et à moindre coût. Nous voulons que les citoyens soient eux aussi acteurs de cette démarche sociétale, c’est pourquoi nous sommes en discussion avec une start-up lyonnaise afin d’établir un partenariat permettant de mieux les impliquer. »

 

UJNQue pensez-vous de la méthode utilisée par UJN / processus ?  

F.P. : « C’est une méthode d’une efficacité redoutable, elle permet de rapidement valider ou d’infirmer les constats pour avancer sur son projet. Encore une fois elle permet d’éviter de tomber dans les pièges classiques qu’un entrepreneur peut rencontrer. Le processus se déroule à un rythme soutenu ce qui demande une forte implication du porteur de projet. UJN m’a en plus permis de valider la faisabilité technique et la viabilité économique de mon projet ce qui me permet d’avancer et d’envisager les prochaines étapes. »

 

UJNQuelles sont les prochaines étapes ? 

F.P. : « Nous allons amorcer la phase 2 très bientôt. Grâce au travail fourni ces dernières semaines, j’envisage la suite des événements avec sérénité. L’équipe met également à ma disposition son réseau pour m’aider à développer mon projet plus rapidement, et j’avoue que c’est un vrai plus.La prochaine étape importante est de beta-tester notre solution avec des futurs utilisateurs, ainsi nous pourrons avoir des retours pertinents afin d’améliorer la solution avant son lancement final prévu pour fin 2017. »

United Job Nation